Kaukokiidon lähetysten tiedustelussa vastataan asiakkaiden mieltä askarruttaviin kysymyksiin muun muassa lähetysten nouto- ja jakeluaikataulusta. Kiireisin aika kuljetusalalla on kevätsesonki, jolloin kuljetusvolyymit ovat vuoden korkeimmalla tasolla. Se näkyy myös lähetysten tiedustelussa.
Kaukokiitolaiset | Tuuli Mäkelä | 16.3.2020
Lähetysten tiedustelu kuljetusasiakkaan apuna
– Kaukokiito, lähetysten tiedustelu, palveluneuvoja Aleksi Lahtinen vastaa puhelimeen, kuuntelee soittajan asian ja nousee tuoliltaan seisomaan. Mies viuhtoo käsillään ja kävelee työpisteensä ympärillä – se on hänelle luontaisin tapa työskennellä. Työkavereita Aleksin ravaaminen naurattaa.
Aleksi on osa Tampereen palvelukeskuksessa toimivaa lähetysten tiedustelun tiimiä, joka vastaanottaa vuodenajasta riippuen 100–200 puhelua ja noin sata sähköpostikyselyä päivässä. Asiakkaita askarruttaa useimmiten lähetysten nouto- tai jakeluaikataulu. Joskus asiakas toivoo tilaustietojen muokkausta – siinäkin lähetysten tiedustelu auttaa mielellään.
– Yhteydenottoja meille tulee niin lähettäviltä yrityksiltä kuin lähetysten vastaanottajina olevilta yrityksiltä ja yksityisasiakkailta, Aleksi kertoo.
Vastaus asiakkaan kysymykseen selviää tavallisesti joko yhdellä puhelun aikana suoritetulla välipuhelulla tai terminaaliin lähetetyllä sähköpostilla, jolloin asiakkaalle palataan heti, kun vastaus on saatu. Joskus asiakkaan kysymys vaatii kuitenkin syvempää selvitystyötä:
– Silloin siirrämme kysymyksen tiimille, joka on erikseen resursoitu tällaisia tapauksia varten. Siellä kaikki tapaukset otetaan pääsääntöisesti puolen tunnin sisällä käsittelyyn, ja asiakkaalle pyritään saamaan vastaus mahdollisimman nopeasti, Aleksi kertoo.
Tätä syvempää selvitystyötä tekevät myös Iida Haapaniemi ja Marika Saario.
Parasta on tyytyväinen asiakas
Iida Haapaniemi työskentelee Kaukokiidolla opintojensa ohessa. Hän valmistuu keväällä logistiikka-alan insinööriksi.
Palveluneuvoja Iida Haapaniemi keskustelee puhelimessa ajojärjestelyn kanssa ja selvittää lähetyksen toimitusaikataulua. Lähetys toimitetaan seuraavan päivän jakelussa, ja Iida tiedottaa tästä asiakasta.
Kuljetusalalla vuoden kiireisin aika on kevätsesonki, mikä näkyy myös lähetysten tiedustelussa päivittäisten yhteydenottomäärien kasvulla. Kevään lukuisat arkipyhät johtavat siihen, että jo muutoinkin kasvaneet tavaravirrat tulee kuljettaa viiden päivän sijaan neljässä päivässä.
Pystymme auttamaan nopeimmin, kun asiakkaalla on antaa rahtikirjanumero tai vähintään tarkat osoitetiedot lähetyksestä.
– Työmme on haastavaa, sillä meihin ollaan tavallisesti yhteydessä silloin, kun asiakas on epätietoinen tai kaikki ei ole mennyt toivotulla tavalla. Silloin tehtävämme on kääntää tilanne ja jättää asiakkaalle paras mahdollinen fiilis. Nopeimmin pystymme auttamaan, kun asiakkaalla on antaa rahtikirjanumero tai vähintään tarkat osoitetiedot lähetyksestä, Iida sanoo.
Marika Saario on työskennellyt sekä kuljetustilausten vastaanotossa että selvitystiimissä. – Monipuolinen asiakaspalvelutyö on opettanut, miten kuljetusketju toimii ja miten voin olla asiakkaille parhaiten avuksi.
– Muistan erään vapun, jolloin suuri osa oli jo lähtenyt vapunviettoon, mutta olin itse päivystysvuorossa. Asiakas soitti ja kertoi, että kotipihaan tilattu palju ei ollut saapunut. Selvitin asiaa ja sovin ajojärjestelyn kanssa, että palju viedään perille vielä saman päivän aikana. Parasta työssä on asiakkaan kiitos, Marika Saario kertoo.
Tyytyväisten asiakkaiden lisäksi työstä tekee merkityksellistä tiivis työyhteisö:
– Tulin Kaukokiitoon vuonna 2008, tämän piti olla väliaikainen työpaikka. Tykästyin kuitenkin nopeasti taloon ja ihmisiin. Meidän porukka on hitsautunut hyvin yhteen, luotamme toisiimme ja tsemppaamme toisiamme. En osaa kuvitella itseäni muualla, Marika hymyilee.
