Digitaalinen rahtikirja tehostaa kuljetusprosessia

Luotettavan kuljetusketjun takaamiseksi on ensisijaisen tärkeää, että tavaran lisäksi myös tieto liikkuu järjestelmässä ajantasaisesti. Tiedon katkeamaton kulku onkin vähintään yhtä tärkeää kuin tavaran kulku.  Kun tiedot lähetyksen vaiheista päivittyvät reaaliaikaisesti, seuranta helpottuu ja toimitusvarmuus paranee. Paperisista rahtikirjoista luopuminen ja tiedon digitaalinen välittäminen muuttavat tiedon kulkua aiempaa aukottomammaksi ja parantavat työn laatua.

Tavoitteenamme on siirtyä rahtikirjattomaan toimintaan vuoden 2019 loppuun mennessä, mikä tarkoittaa siirtymistä paperisesta rahtikirjasta digitaaliseen. Ennen digitaalisen rahtikirjan käyttöönottoa rahtikirjatonta toimintaa on pilotoitu useassa Kaukokiito-ketjun terminaalissa. Pilotoinnin tavoitteena on ollut kasvattaa ymmärrystämme tarvittavista muutoksista toiminnassamme ja selvittää asiakkaiden tarpeita. Tulokset ovat olleet kannustavia ja rahtikirjaton toiminta on nyt laajenemassa useampiin toimipisteisiin.

Digitaalinen rahtikirja vastaa perinteistä paperista rahtikirjaa, mutta siinä kaikki lähetyksen kuljetukseen liittyvä tieto on digitaalisessa muodossa. Terminaalista ei siis enää lastata mitään ilman mobiilikäsittelyä, mikä tarkoittaa sitä, että lähetykset luetaan mobiililaitteella kollikohtaisesti jokaisessa siirtymävaiheessa, jolloin lähetysten seuranta tarkentuu. Näin lähetysten tilaa koskeva tieto on myös reaaliaikaisesti kaikkien järjestelmän käyttäjien saatavilla. Kun kaikki tieto välittyy paperittomasti suoraan digitaaliseen järjestelmään, asiakaspalvelu, työn laatu ja toimitusvarmuus paranevat.

Tiedon digitalisoitumisesta hyötyvät kaikki kuljetusketjun osat terminaalityöntekijästä kuljettajaan ja myyjästä asiakaspalvelijaan. Suurimman hyödyn saa kuitenkin asiakas, jonka lähetys toimitetaan katkeamattomassa ketjussa entistäkin sujuvammin perille.

Hollolan terminaali suunnannäyttäjänä

Hollolan terminaalissa on rauhallinen torstaipäivä. Aamun kuljetukset ovat jo lähteneet, ja iltapäivän toimituksia odotellaan saapuviksi. Terminaalin puolella on hiljasta, vain muutamaa autoa ollaan lastaamassa ja kaikki näyttäisi olevan pitkälti samoin kuin muissakin Kaukokiidon terminaaleissa. Hallissa ei kuitenkaan näy paperinippuja, vaan kaikilla on käytössään pelkkä mobiililaite.  ”Tänne päätyy suuri osa meille tulleista rahtikirjoista, joiden lähetykset jaetaan alueellamme”, kertoo ajojärjestelijä Heidi Haaja ja avaa ison paperinkeräysastian kannen.

Hollolan terminaali on toiminut tien avaajana rahtikirjattomalle toiminnalle Kaukokiidossa, ja tuotantopäällikkö Harri Tilli on syystäkin ylpeä luotsaamansa terminaalin menestyksekkäästä pilotista. Hollolassa aloitettiin rahtikirjattoman toiminnan pilottikokeilu jo reilut pari vuotta sitten lokakuussa 2016, ja keväällä 2017 terminaali olikin jo siirtynyt oman alueen kuljetuksissaan täysimittaisesti paperittomiin toimituksiin.

Täällä rahtikirjattomuus on siis jo arkipäivää – tai olisi, jos koko Kaukokiito-ketju olisi jo siirtynyt paperittomaan järjestelmään. Nyt terminaali käsittelee paperisina kaikki ne lähetykset, jotka lähtevät runkokuljetuksiin, mutta oman alueen kuljetukset toimitetaan muutamaa poikkeusta lukuun ottamatta ilman paperista rahtikirjaa. Odottavan aika on ollut pitkä, mutta vuoden 2019 loppuun mennessä yhdestäkään lokerosta ei pitäisi enää löytyä paperinippuja, sillä koko ketju on nyt siirtymässä digitaalisen rahtikirjan käyttöön.

Pilotti lähti liikkeelle portaittain. Ensimmäisenä rahtikirjattomaan toimintaan siirtyivät sellaiset etäalueiden kuljetukset, joihin lähti vain yksi kuorma joka aamu. Kun Kaukokiidon oman IT-osaston kehittämä uusi entistä monipuolisempi mobiililaite otettiin käyttöön, digitalisoituminen sai lisää tuulta purjeisiin ja kaikki kuljetukset muutettiin nopealla tempolla digitaaliseen muotoon.

Tilli on silmin nähden tyytyväinen henkilöstönsä panokseen uusien toimintatapojen kehittämisessä. Terminaalin henkilökunta on ollut tiiviisti mukana kehitystyössä, sillä kenelläkään ei ollut antaa ohjeita siitä, miten rahtikirjattomassa järjestelmässä pitäisi toimia. Henkilöstölle jäi siis hyvin vapaat kädet oman työn suunnitteluun. Hyvin onnistuneesta pilotista voidaankin osaltaan kiittää motivoitunutta ja kehittämishaluista henkilöstöä.

Hyvästit paperipinoille

Vaikka Hollolan terminaali on Kaukokiidon mittakaavassa pieni, sielläkin käsitellään päivittäin 500–700 jakotapahtumaa. Kun koko ketju siirtyy digitaaliseen rahtikirjaan, säästetään joka päivä lukemattomia paperiarkkeja. Kyseessä on siis myös paperin kulutuksen merkittävä väheneminen. Samalla työn määrä vähenee, kun järjestettävänä ei enää ole paperipinoja, vaan lähetykset pystytään järjestämään digitaalisesti suoraan kuljettajan mobiililaitteeseen. Tällöin myös asiakas pystyy seuraamaan lähetyksensä kulkua sähköisessä portaalissa entistä tarkemmin ja koko kuljetusketju muuttuu avoimemmaksi.